Top 7 thủ thuật trong Word giúp bạn giống chuyên gia

Dường như bất kỳ ai trong chúng ta hiện nay đều làm việc và học tập liên quan đến các phần mềm Office như Word, Excel,... Vậy nhưng không phải anh em cũng có thể thao tác chuyên nghiệp trên các phần mềm này. Chính vì thế, trong bài viết này, Đăng Vũ sẽ bật mí 7 thủ thuật trong Word. Anh em chỉ cần nắm chắc những thủ thuật này, đảm bảo có thể sử dụng Word để học và làm việc như những chuyên gia thực thụ. Vì vậy những ai còn băn khoăn về trình độ Word của mình, hãy tham khảo ngay bài viết này nhé.

1. Bảo vệ đôi mắt của bạn

Chúng ta đã quá quen thuộc với màn hình soạn thảo mặc định dạng nền trắng chữ đen trong Microsoft Word. Tuy nhiên, chính màn hình trắng sáng này rất dễ làm mắt chúng ta mau chóng mệt mỏi và đau khi làm việc lâu với nó. Điều này về lâu dài sẽ có những tác động rất xấu đến mắt và sức khỏe của bạn. Microsoft Word có một cách giúp bạn tránh được sự tác động của nền sáng trắng này khi làm việc. Đó là thay đổi màu nền và màu chữ mặc định từ nền trắng chữ đen thành nền xanh chữ trắng.

Bạn có thể làm như sau: Click vào File > Tools/Options > chọn thẻ General trong hộp thoại xuất hiện và đánh dấu kiểm vào mục Blue ground, white text, xong nhấn OK. Với cách này, màn hình soạn thảo sẽ trở nên rất dễ chịu mà vẫn đảm bảo tốt sự tương phản cần thiết giữa nền và chữ.

Thủ thuật trong Word đầu tiên này thực sự hữu ích và bảo vệ rất tốt cho sức khỏe mắt của anh em đấy. Hãy thử ngay nhé.

2. Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu

Khi soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “d a n g v u s u r f a c e”

Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste. Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools/Options từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word.

3. Sử dụng phím tắt thông dụng

Các phím tắt thông dụng trong word giúp bạn thao tác văn bản được nhanh hơn. Hãy ghi nhớ những phím tắt rất hay dùng dưới đây:

Ctrl + O Mở file văn bản
Ctrl + S Lưu lại văn bản
Ctrl + C Sao chép văn bản
Ctrl + X Thực hiện lệnh Cắt nội dung văn bản
Ctrl + V Dán nội dung văn bản
Ctrl + F Tìm kiếm từ/cụm từ trong văn bản
Ctrl + P Mở cửa sổ thiết lập in ấn
Ctrl + Z Quay lại thao tác trước đó
Ctrl + E Căn đoạn văn bản ra giữa
Ctrl + L Căn lề trái cho văn bản
Ctrl + R Căn lề phải cho văn bản
Ctrl + B In đậm chữ/ câu chữ đã bôi đen trong văn bản
Ctrl + U Gạch chân văn bản đã bôi đen
Ctrl + A Chọn tất cả văn bản, bôi đen toàn bộ văn bản.

4. Viết hoa trong Word

Shift + F3 vốn là phím tắt quen thuộc để bạn thay đổi định dạng chữ từ chữ thường sang chữ in hoa. Tuy nhiên, Shift + F3 lại lần lượt chuyển đổi từ chữ viết hoa các chữ cái đầu sang chữ thường rồi mới đến chữ hoa.

Một tổ hợp phím có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng việc cho phép chuyển trực tiếp từ hoa sang thường và ngược lại, đó là Ctrl + Shift + A. Để thay đổi một từ, bạn để trỏ chuột lên từ đó rồi nhấn Ctrl + Shift + A trong khi để thay đổi cả một cụm từ, bạn nhất thiết phải bôi đen cụm từ đó rồi mới nhấn tổ hợp phím. Nhấn Ctrl + Shift + A thêm lần nữa cũng giúp quay lại định dạng chữ ban đầu.

5. Ẩn một đoạn văn bản

Trong một văn bản, nếu bạn muốn che giấu một đoạn nào đấy vì lý do bảo mật thì bạn hãy tô chọn đoạn văn bản đó rồi truy xuất đến menu Format chọn Font. Tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Font rồi bấm vào tùy chọn Hidden trong vùng Effects rồi bấm Ok để thấy được kết quả.

Khi nào bạn muốn xem lại đoạn văn bản đã được giấu thì bạn hãy truy xuất vào menu Tool > Options, bấm vào thẻ View rồi nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text trong vùng Formatting marks.

Những đoạn văn bản đã bị bạn che giấu đi sẽ được xuất hiện trở lại kèm theo những nét gạch dưới để cho bạn dễ phân biệt đâu là đoạn văn bản bình thường và đâu là đoạn văn bản đã được che giấu.

6. Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo

Bạn đã từng rơi vào trường hợp bị treo máy khi đang làm việc hay máy sập nguồn. Kết quả là dữ liệu bạn đang soạn thảo chưa được lưu lại hoàn toàn biến mất. Điều này khiến mọi thứ bạn làm trở thành công cốc. Vậy nên thiết lập thời gian tự động “lưu trữ” dữ liệu là việc làm cực kỳ quan trọng. Để kích hoạt tính năng này, hãy thực hiện như sau:

Bạn hãy nhấn vào menu File > Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồi nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập một thời gian mà bạn muốn Word tự động “backup” lại dữ liệu của mình (theo mặc định là 10 phút). Cuối cùng bấm OK để chấp nhận việc thay đổi này.

7. Chức năng kiểm tra chính tả

Những ai thường soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh hẳn đều yêu thích chức năng kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả của Microsoft Word. Đây là tính năng cực kỳ hữu hiệu, giúp bạn soạn thảo chuyên nghiệp, đúng chuẩn mực hơn.

Để kích hoạt tính năng này, anh em có thể vào menu File > chọn Spelling and Grammar hoặc nhanh hơn, nhấn phím F7 để khởi động chức năng này.

Nhưng sẽ rất mất thời gian cho mỗi lần nhấn từ chối gợi ý từ Word. Vì vậy, để thực hiện tính năng thông minh hơn, bạn có thể thực hiện như sau: vào menu File > Options > mở thẻ Proofing, click chọn Ignore words in UPPERCASE. Cuối cùng chọn OK để lưu lại thay đổi.

Trên đây là những thủ thuật trong Word cực kỳ tuyệt vời. Dựa vào những thủ thuật này, bạn có thể làm việc và học tập như những chuyên gia Word thực thụ, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Đăng Vũ mong rằng những bật mí trên sẽ thực sự hữu ích với bạn. Bạn còn biết thêm thủ thuật nào khác, hãy bật mí cho mọi người ngay dưới phần comment nhé.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ: