Trang chủ
Danh mục
Cửa hàng
Smember
Xem thêm
Trong kỷ nguyên số, dữ liệu chính là tài sản quý giá nhất. Một bản hợp đồng, một kế hoạch kinh doanh hay thậm chí là một bản thảo cá nhân — chỉ cần rò rỉ hoặc bị chỉnh sửa trái phép, hậu quả có thể khó lường. Chính vì vậy, Microsoft Word đã trang bị sẵn các công cụ bảo mật mạnh mẽ, cho phép bạn đặt mật khẩu, giới hạn quyền chỉnh sửa hoặc khóa từng phần nội dung để bảo vệ tuyệt đối tài liệu của mình.
Bài viết này, Đăng Vũ Surface sẽ giúp bạn hiểu rõ cách thức hoạt động của các tính năng đó, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách cài đặt để đảm bảo an toàn dữ liệu ở mức cao nhất — mà không cần đến bất kỳ phần mềm nào khác.
Bảo mật file Word – vì sao cần thiết?
Tính năng khóa và mã hóa tài liệu của Microsoft Word được thiết kế không chỉ để ngăn người khác xem hoặc sao chép nội dung, mà còn giúp bạn kiểm soát quyền chỉnh sửa và định dạng. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc trong môi trường doanh nghiệp, chia sẻ file qua email hoặc lưu trữ trên đám mây.
Một file Word được bảo vệ đúng cách sẽ giúp bạn:
-
Giữ nguyên toàn vẹn nội dung quan trọng, không bị chỉnh sửa ngoài ý muốn.
-
Ngăn sao chép hoặc tải lại dữ liệu nhạy cảm.
-
Đảm bảo quyền truy cập chỉ dành cho người có thẩm quyền.
Cách đặt mật khẩu mở file word
Bước 1: Để bắt đầu, bạn chỉ cần mở tài liệu Word cần bảo vệ, truy cập File → Save As.
Bước 2: Chọn Tools → General Options.
Tại đây, Microsoft cung cấp hai cơ chế bảo mật:
-
Password to open: yêu cầu mật khẩu để mở file. Nếu không có mật khẩu, người khác sẽ không thể đọc hay xem bất kỳ nội dung nào.
-
Password to modify: cho phép mọi người mở file ở chế độ chỉ đọc, nhưng chỉ ai có mật khẩu mới có quyền chỉnh sửa.
Bước 3: Nhập mật khẩu bạn muốn đặt, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận lại để đảm bảo chính xác. Bạn có thể đặt cùng một mật khẩu cho cả hai tùy chọn nếu muốn đơn giản hóa quá trình sử dụng.
Từ giờ, mỗi khi mở tài liệu, Word sẽ yêu cầu người dùng nhập mật khẩu. Đây là hàng rào đầu tiên bảo vệ bạn khỏi việc sao chép, xem lén hoặc chỉnh sửa trái phép.
Kiểm soát sâu với Protect Document
Nếu bạn cần giới hạn mức độ can thiệp của người khác vào tài liệu — chẳng hạn chỉ cho phép nhận xét hoặc điền biểu mẫu mà không thể thay đổi bố cục — tính năng Protect Document là lựa chọn lý tưởng.
Bước 1: Truy cập Review → Restrict Editing.
Bước 2: Bạn sẽ thấy tùy chọn Allow only this type of editing in the document.
Khi kích hoạt, Word cho phép bạn xác định cụ thể người dùng được phép làm gì:
-
Chỉ thêm ghi chú (Comments)
-
Chỉ theo dõi thay đổi (Tracked Changes)
-
Chỉ điền thông tin trong biểu mẫu (Filling in forms)
-
Hoặc hoàn toàn không chỉnh sửa (Read only)
Bước 3: Khi đã chọn, chỉ cần nhấn Yes, Start Enforcing Protection → nhập mật khẩu xác nhận và lưu lại.
Từ đây, mọi nỗ lực chỉnh sửa nội dung đều sẽ bị chặn, giúp tài liệu của bạn được bảo toàn tuyệt đối.
Khóa vùng dữ liệu hoặc section cụ thể trong tài liệu Word
Không phải lúc nào bạn cũng muốn khóa toàn bộ file — đôi khi chỉ cần bảo vệ một đoạn, một biểu mẫu hoặc một phần nhạy cảm trong tài liệu. Word cho phép bạn làm điều đó với tính năng Restrict Editing theo từng section.
Bước 1: Đặt con trỏ chuột lại vùng muốn khóa, nhấn chọn Layout → Breaks → Continuous, bạn có thể chia tài liệu thành các vùng độc lập.
Bước 2: Vào Review → Restrict Editing.
Bước 3: Tại Editing restrictions, chọn Filling in forms.
Bước 4: Bấm Select sections để chỉ định phần nào được khóa và ấn Ok.
Khi kích hoạt bảo mật, những vùng được khóa sẽ không thể bị thay đổi hoặc xóa, trong khi phần còn lại của tài liệu vẫn có thể chỉnh sửa bình thường. Đây là giải pháp tuyệt vời cho những mẫu hợp đồng, biểu mẫu đăng ký hoặc tài liệu nhiều người cùng biên soạn.
Khóa vùng nội dung nhỏ với tab Developer
Với những ai cần mức kiểm soát chi tiết hơn, tab Developer cho phép bạn khóa từng vùng văn bản cụ thể.
Sau khi bật Developer trong Word Options, bạn có thể bôi đen đoạn muốn bảo vệ, chọn Rich Text Content Control → Properties, rồi kích hoạt hai lựa chọn:
-
Content control cannot be deleted (không thể xóa vùng nội dung).
-
Content cannot be edited (không thể chỉnh sửa nội dung).
Bước cuối cùng, bật Restrict Editing và khởi động chế độ bảo vệ như thông thường. Ngay lập tức, phần nội dung đó sẽ được “niêm phong”, không thể chỉnh sửa hay xóa bỏ.
Kết luận
Một tài liệu chuyên nghiệp không chỉ đẹp về hình thức, mà còn cần được bảo vệ an toàn tuyệt đối. Với Microsoft Word, bạn không cần phần mềm bổ trợ — chỉ với vài thao tác, bạn đã có thể mã hóa, khóa, và kiểm soát toàn bộ quyền truy cập.
Nếu bạn thường xuyên chia sẻ tài liệu công việc, hợp đồng hay báo cáo, hãy biến bảo mật file Word thành thói quen cố định trong quy trình làm việc của mình. Đây không chỉ là cách bảo vệ dữ liệu — mà còn là cách bạn khẳng định tính chuyên nghiệp và trách nhiệm trong từng con chữ.
Xem thêm mẹo hay từ Đăng Vũ:
